Secrétariat juridique au Luxembourg
Publié le 10 octobre 2026 · Mis à jour le 10 octobre 2026
En bref
Le secrétariat juridique regroupe les tâches qui font vivre une société luxembourgeoise sur le plan du droit : convoquer et documenter les assemblées et conseils, tenir les registres, déposer au RCS dans le mois chaque changement et mettre à jour le RBE. L’externaliser garantit que les décisions sont valables et que les dépôts sont faits dans les délais légaux.
Définition
Le secrétariat juridique est l’ensemble des formalités de droit des sociétés qui suivent la création : décisions des organes, procès-verbaux, registres, dépôts et publications. Il se distingue de la comptabilité, qui produit les chiffres, et du conseil juridique, réservé aux avocats.
Les échéances qui structurent l’année
- Assemblée annuelle
- Dans les 6 mois de la clôture
- Dépôt des comptes
- Au plus tard 7 mois après la clôture
- Modification au RCS
- Dans le mois de la décision
- Mise à jour du RBE
- Dans le mois du changement
Ce que comprend notre secrétariat juridique
- Calendrier : suivi de la date de clôture, de l’assemblée annuelle, des fins de mandat des dirigeants et du réviseur le cas échéant.
- Assemblées et conseils : convocations, ordres du jour, procès-verbaux et résolutions écrites lorsque les statuts les permettent.
- Registres : registre des associés ou des actions nominatives et recueil des procès-verbaux, conservés au siège.
- Dépôts au RCS : formulaires de modification, procès-verbaux, statuts coordonnés après une modification des statuts.
- RBE : vérification et mise à jour des bénéficiaires effectifs après chaque changement de détention ou de contrôle.
- Archivage : dossier juridique centralisé et à jour pour la banque, le comptable autorisé et les contrôles.
Comment se met en place le service
- 1
Audit du dossier
Revue des statuts, du dossier RCS, du RBE et des registres existants ; liste des écarts.
Business Registration - 2
Régularisation
Dépôts manquants et mises à jour, avant toute nouvelle décision.
Business Registration et dirigeants - 3
Calendrier annuel
Échéancier partagé avec les dirigeants et le comptable autorisé.
Business Registration - 4
Suivi courant
Préparation des décisions, signature par les organes, dépôts et archivage.
Business Registration et organes de la société
Ce que nous ne faisons pas
Business Registration ne tient pas la comptabilité, n’établit pas les comptes annuels et ne donne pas de conseil juridique sur un litige. Ces missions relèvent d’un comptable autorisé indépendant et d’un avocat partenaire. Les actes authentiques, comme une modification des statuts d’une SARL ou d’une SA, sont reçus par un notaire.
Les décisions les plus fréquentes suivent un parcours connu : changement de gérant, transfert du siège social ou cession de parts sociales. Chacune donne lieu à un dépôt de modification au RCS et, souvent, à une mise à jour du RBE.
Prochaine étape
Externaliser votre secrétariat juridique
Nous commençons par un audit du dossier de votre société, puis tenons le calendrier pour vous.
Questions fréquentes
Une petite SARL a-t-elle besoin d’un secrétariat juridique ?
Ses obligations sont les mêmes que celles d’une grande société : assemblée annuelle, dépôt des comptes, registres, dépôts dans le mois. Beaucoup de gérants les assurent eux-mêmes. L’externalisation se justifie surtout quand les associés sont à l’étranger ou que les changements sont fréquents.
Les procès-verbaux doivent-ils être déposés au RCS ?
Pas tous. Les décisions qui modifient une information inscrite au RCS, comme la nomination d’un gérant ou le transfert du siège, sont déposées et publiées. Les autres, par exemple l’approbation des comptes, sont conservées au siège, les comptes approuvés étant eux déposés.
Où les registres de la société sont-ils conservés ?
Au siège social. Le registre des associés d’une SARL et le registre des actions nominatives d’une SA doivent pouvoir être consultés par les associés. Un domiciliataire ou un prestataire peut les tenir pour la société.
Le secrétariat juridique inclut-il le dépôt des comptes annuels ?
Nous pouvons effectuer le dépôt au RCS une fois les comptes établis par le comptable autorisé et approuvés par l’assemblée. L’établissement des comptes eux-mêmes reste hors de notre périmètre.